E-mail protocol

E-mail en communicatie

Naast een persoonlijk bezoek, een schriftelijk bericht of een telefoontje naar Plata Opleidingen kun je natuurlijk ook e-mailen. Om jouw e-mail goed af te handelen hanteert Plata Opleidingen een gedragslijn hoe te handelen bij ontvangst, beantwoording en archivering van e-mail.

Ontvangstbevestiging

Bij e-mail krijg je in de regel binnen twee werkdagen antwoord op je bericht. In het geval dat de afhandeling van jouw e-mail langer gaat duren, krijg je bericht van deze langere beantwoordingsperiode en van de verwachte afdoeningstermijn. In het algemeen geldt dat alle zaken via e-mail kunnen worden aangekaart of via e-mail kunnen worden bevestigd. Omdat aan e-mail niet altijd rechten kunnen worden ontleend is voor een aantal formele zaken altijd een bevestiging door Plata Opleidingen vereist. Voor annuleringen van afspraken en annulering van deelname aan opleidingen adviseren wij om altijd een bevestiging te vragen in jouw e-mail. Als je die niet binnen 24 uur ontvangen hebt van een van onze medewerkers, dan kan het zijn dat de e-mail ons niet heeft bereikt en raden wij je aan telefonisch contact met ons op te nemen.

Praktische tips

• Veel antwoorden op vragen zijn al te vinden op de website van Plata Opleidingen.
• Aarzel niet om telefonisch contact met ons op te nemen; vaak ontstaat in een telefoongesprek snel meer duidelijkheid dan in e-mailcontact.
• Zet voor een goede afhandeling onderaan je mail jouw naam, adres en telefoonnummer (en bij voorkeur de tijdstippen waarop we jouw het beste kunnen bereiken) of maak gebruik van het contactformulier op de website (NB: maak je gebruik van het contactformulier, vermeld daarop dan altijd je e-mailadres en telefoonnummer)
• Geef aan als jouw vraag op opmerking voor een specifiek persoon is bedoeld. Ons secretariaat zal je e-mail dan direct aan de betrokken persoon doorgeleiden met een bericht of verslag van je eventuele telefonische toelichtingen.

Veiligheid en e-mail

Bij de verzending van berichten via e-mail is het belangrijk dat je er van bewust bent dat er mogelijkerwijs vertragingen of fouten kunnen ontstaan bij de overbrenging, omdat deze berichten via derden worden verzonden. Ook is het mogelijk dat virussen buiten medeweten van Plata Opleidingen of haar medewerkers via haar e-mail worden verspreid. Plata Opleidingen erkent geen aansprakelijkheid voor schade welke voortvloeit uit de verzending van e-mail, of onjuiste overbrenging daarvan. Uiteraard zullen we onze uiterste best doen onze systemen te vrijwaren van virussen e.d.

Jouw e-mail wordt op een veilige manier gearchiveerd volgens de regels die ook voor brieven gelden.